Dijital Ürün ve Mühendislik
İş Süreçleri Otomasyonu
Ekibinizin zamanını alan tekrarlı işleri önce sadeleştiriyor, sonra onay adımları, hata yönetimi ve belirli sahipleri olan otomasyonlara dönüştürüyoruz.
Problem
Aynı bilgiyi gün boyu sistemden sisteme taşıyoruz ve bir talebin kimin üzerinde beklediğini kimse bilmiyor.
Otomasyon talepleri genellikle araç adıyla gelir: şunu n8n ile bağlayalım, bunu bir bot yapsın. Böylece sürecin neden bu hâlde olduğu sorusu atlanır. Bozuk süreci otomatikleştirirseniz aynı hataları daha hızlı ve daha görünmez biçimde üretirsiniz.
Kör nokta istisnalardır. Eksik belge, tutmayan fatura, izindeki onaycı: yazılı süreç sade görünür, ama günlük işin önemli kısmı bu durumlarda geçer. Bunları tanımayan akış sessizce takılır.
Bazı işler de hiç otomatikleştirilmemelidir. Nadir, sık değişen veya yargı isteyen görevlerde kurulum ve bakım maliyeti kazancı kolayca aşar.
Bunu yaşıyorsanız
- Aynı veri birden fazla ekrana elle giriliyor.
- Onaylar e-posta zincirlerinde kayboluyor.
- Talebin durumunu öğrenmek için telefon açılıyor.
- Ay sonu kapanışı fazla mesaiye bağlı.
- Eski bir otomasyon durmuş, kimse fark etmemiş.
Nasıl çalışıyoruz
Gerçek süreci gözlemleme
Süreci toplantıda anlatılan hâliyle değil, çalışanın ekranında izleyerek BPMN ile çiziyor, adayları hacim, tekrar ve hata maliyetine göre sıralıyoruz.
Sadeleştirme ve istisnalar
Gereksiz adımları çıkarıyor, istisnaları ve iş kurallarını karar tablolarına yazıyoruz. Yazıya dökülemeyen yargı insanda kalır.
En hafif araç
Mevcut yazılımın özellikleri, n8n veya Make gibi bir araç ya da özel arka plan işleri arasından yeterli olan en basitini seçiyor, kişisel verinin nerede işlendiğini KVKK açısından kontrol ediyoruz.
Kontrol mekanizmaları
Riskli adımlara onay kapısı koyuyoruz. İş kuyruğu, yeniden deneme, zaman aşımı ve denetim kaydı hataları görünür tutar, her akışın adı belli bir sahibi olur.
Gölge çalıştırma
Otomasyon, sonuçlar tutana kadar elle yürüyen işin yanında shadow mode'da çalışır, sonra işi adım adım devralır.
Ne teslim ederiz
- Mevcut durum süreç haritası
- Önceliklendirilmiş otomasyon listesi
- İstisna kataloğu ve karar tabloları
- Çalışan akışlar ve onay ekranları
- Denetim kaydı ve durum panosu
- Akış sahipliği kaydı
Nasıl ölçeriz
- Talep başına elle dokunma sayısı: işin gerçekten azalıp azalmadığının doğrudan ölçüsüdür.
- Talepten tamamlanmaya geçen süre: adımlar arasındaki gizli beklemeyi açığa çıkarır.
- Başarısız çalışmalar ve toparlanma süresi: otomasyona ne kadar güvenilebileceğini izler.
Tedarikçi faturası onayı
Örnek senaryo: Bir mağaza zinciri tedarikçi faturalarını e-postayla alıyor, onay için şubeler arasında dolaştırıyor. Otomasyon faturayı okur, satın alma siparişiyle eşler, tutanları doğrudan muhasebeye iletir. Tutmayanlar belirli bir kişiye onay görevi olarak düşer, gecikenler otomatik olarak bir üst onaycıya geçer.
Sık sorulanlar
Önce hangi süreci otomatikleştirmeliyiz?
Sık tekrarlanan, kurala dayalı, verisi zaten dijital olan ve hatası pahalıya patlayan bir süreç seçin. Sahibi belli olsun. İlkini küçük tutun, çünkü ekibin bir sonrakini benimseyip benimsemeyeceğini o belirler.
Bu, çalışanların yerini mi alacak?
Hedef, zamanı veri kopyalamaktan yargı isteyen işlere kaydırmaktır. Süreci yürütenleri en baştan işin içine alın: istisnaları onlar bilir, sonuca güvenmesi gereken de onlardır.
Yapay zekâ kullanmalı mıyız?
Sınıflandırma, belge okuma ve taslak üretiminde işe yarar. Sonucun kesin olması gereken adımlarda kural tabanlı akış daha güvenilirdir. Yapay zekâ içeren her adım insan kontrolü ve kişisel verinin nereye gittiğine dair net bir cevap ister.
Birlikte çalışmadan önce, birlikte düşünelim.
Görüşme talepleri kurucu tarafından yanıtlanır.