Eğitim ve Yetkinlik
Workshoplar
Kilitlenmiş bir konuyu doğru kişilerle karara bağlamak için workshop tasarlar, tarafsız biçimde yürütür ve çıkan kararları sahipleri ve tarihleriyle yazıya dökeriz.
Problem
Aynı konuyu aylardır tartışıyorsunuz, her ekip başka bir şey anlıyor ve karar çıkmıyor.
Bir konu kilitlendiğinde çoğu kurum daha uzun bir toplantı koyar. Aynı kişiler aynı argümanları tekrar eder, en kıdemli kişi konuştuğunda tartışma kapanır, itirazlar koridora taşınır.
Kilidin nedeni nadiren bilgi eksikliğidir. Ekipler aynı kelimeyle farklı şeyleri kastediyordur, son sözün kimde olduğu belirsizdir ya da kimsenin yüksek sesle söylemediği bir çıkar çatışması vardır.
Bu yüzden workshopun asıl işi salona girmeden önce yapılır: hangi soru yanıtlanacak, kim karar verecek, hangi veri masada olacak?
Bunu yaşıyorsanız
- Aynı gündem maddesi birkaç toplantıdır kapanmıyor.
- Birimler ortak terimleri farklı tanımlıyor.
- Toplantıda dile getirilmeyen itirazlar sonradan uygulamayı yavaşlatıyor.
- Geçmiş workshoplar keyifli geçmiş, çıktıları tahta fotoğrafında kalmış.
Nasıl çalışıyoruz
Sponsorla kapsam görüşmesi
Oturumun yanıtlaması gereken tek soruyu, karar yetkisini ve gündem dışı kalacakları sponsorla netleştiririz.
Paydaş ön görüşmeleri
Kilit katılımcılarla tek tek konuşur, salonda söylenmeyecek gerilimleri öğreniriz. Bulguları isimsiz olarak tasarıma taşır, kısa bir ön okuma dosyası hazırlarız.
Kolaylaştırma tasarımı
Önce seçenekleri genişleten, sonra daraltan egzersizler sıralarız. Sessiz yazma gibi teknikler kıdemin ağırlığını azaltır, her blok dakikasıyla planlanır.
Tarafsız yürütme
Sonuçta payı olmayan biri olarak oturumu yönetiriz. Konu dışı başlıkları ayrı listeye alır, söylenmeyen anlaşmazlıkları adıyla ortaya koyarız.
Kapanış ve takip
Kararlar salondan çıkmadan sahip ve tarihle yazılır. Ardından sponsorla, bu kararların uygulamaya geçip geçmediğini kontrol ederiz.
Ne teslim ederiz
- Oturum amacı ve karar sorusu belgesi
- Paydaş görüşmeleri özeti
- Dakikalandırılmış oturum akışı
- Ön okuma dosyası
- Karar kaydı: karar, sahip ve tarih
- Açık konular listesi ve takip notu
Nasıl ölçeriz
- Oturumda kapanan kararlar ve sahipleri: workshopun yapılma nedeni budur.
- Takip tarihine kadar tamamlanan aksiyonlar: kararların salonun dışına çıkıp çıkmadığını gösterir.
- Sonradan yeniden açılan kararlar: uzlaşmanın gerçek sınavıdır.
- Katılımcıların kararı aynı şekilde ifade edebilmesi: oturumdan sonra sorulan tek bir soruyla anlaşılır.
"Nitelikli aday" tanımında anlaşamayan iki ekip
Örnek senaryo: Birden çok kampüsü olan bir özel okul grubunda pazarlama ve kayıt ekipleri "nitelikli aday" tanımında anlaşamıyor. Ön görüşmelerde iki ekibin farklı hedeflerle ölçüldüğü ortaya çıkıyor. Workshopta ortak tanım, devir kuralı ve itiraz yolu yazılıyor. Kararlar sahipleriyle kayda geçiyor, sponsor uygulamayı sonraki kayıt döneminde izliyor.
Sık sorulanlar
Workshopun eğitimden farkı nedir?
Eğitim kişilere beceri bırakır, workshop kuruma bir karar ya da ortak taslak bırakır. Bu yüzden davet listesini kararı kimin etkilediği belirler.
Bunu kendi yöneticilerimizden biri yürütemez mi?
Bazen yürütebilir. Ancak konuda payı olan kişi hem kendi görüşünü savunup hem süreci koruyamaz. Konu gerginse dışarıdan kolaylaştırıcı daha sağlıklı olur.
Online workshop yapılabilir mi?
Yapılabilir, ama tasarım değişir: daha kısa bloklar, daha fazla ön hazırlık ve ortak çalışma panosu gerekir. Gerginliği yüksek konularda yüz yüze çalışmayı öneririz.
Karar verici katılamazsa ne yapmalı?
Tarihi değiştirmeyi öneririz. O kişi olmadan çıktı öneri olarak kalır ve tartışma sonra yeniden başlar.
Birlikte çalışmadan önce, birlikte düşünelim.
Görüşme talepleri kurucu tarafından yanıtlanır.